オンライン会議にzoomを活用!『zoomミーティング』の特徴とは

この記事では、zoomミーティングの特徴から会議で使うメリットなどをご紹介します。インターネットによって遠くの人と連絡を取ることが容易になってきました。

オンラインでのコミュニケーションツールも増えてきていますが、オンライン会議では『zoomミーティング』を利用するケースが多いです。

なぜオンライン会議にzoomが活用されているのでしょう?

会議に使える!zoomミーティングとは?

これまでのオンライン会議は様々な機能によって複雑化されており、うまくつながらずにイライラしたという経験を持っている方も多いかと思います。

そんなイライラを解消するために作られたのが、zoomミーティングです。

zoomは様々なソリューションを開発している海外のzoom社が提供するコンテンツで、6つのソリューションから構成されています。

・zoomミーティング
・Video Webinar(セミナー配信)
・Zoom Room(テレビ会議システム)
・BusinessIM(仕事用チャットツール)
・H.323/SIP Connector(既存のルームシステムを拡張するサービス)
・Developer Platform(自社アプリへの組み込み)

zoomミーティングはオンライン会議における利便性を追求したコミュニケーションツールです。

会議でzoomミーティングを利用するメリット

参加者全員分のアカウントを作る手間がない

会議でzoomミーティングを使うと会社側や利用者にどんなメリットが生まれるのでしょうか?

まず、参加者全員分のアカウントを作る手間がかからない点です。

オンライン会議を行うためには会議に参加する人全員のアカウントを取得する必要があります。

最初にアカウントを作ってしまえば簡単ですが、例えば50人~100人分のアカウントを作成しなくてはいけない場合に多くの時間と手間がかかってしまうでしょう。

zoomミーティングでは、アカウントを作らなくても参加できるためアカウントを作る手間を最初から取り除けます。

また、参加者に向けてメールを送ることもでき、メールから1クリックで会議の画面に接続できる簡便さも兼ね備えているのです。

録画ができる

オンライン会議を録画する場合、スクリーンショット・キャプチャソフトを活用しないと録画できませんでした。

録画ツールを使えば良いのですが、接続が切れてしまわないように3人分程度の録画ツールとパソコンを用意しておかなくてはなりません。

zoomには2つの録画機能が備わっており、それぞれのPCとサーバー上のどちらかを選んで保存することができます。

サーバー上(クラウドレコーディング)を選択しておけば、接続が切れてしまっても録画が失敗することはありません。

ただし、クラウドレコーディングはzoomの有料オプションに該当するためあらかじめ確認しておきましょう。

接続が中断されにくい

オンライン会議でイライラしやすいポイントは、突然接続がつながりにくくなり中断されてしまうという点です。

スケジュールを調整してオンライン会議を行っているにも関わらず、接続が途切れてしまえばせっかくスケジュールを合わせておいた意味がなくなってしまいます。

zoomミーティングではかなり安定した接続でデータ通信量も低いため、何十人接続していても安定した撮影が可能でしょう。

100人まで参加可能

オンライン会議というと多くても十数人で行うことが多いですが、場合によっては数十人規模で会議を開きたいというケースもあるでしょう。

以前までzoomミーティングでは50人までの参加が可能となっていましたが、現在は100人まで同時接続が可能となりました。

100人以下の人数でオンライン会議を行いたい時にも便利です。

会議中、別でグループを作成できる

ワークショップの形式で会議が行われた場合、通常であれば数人のグループに別れてディスカッションが行われ、全員の前で発表するという形を取れます。

しかし、これまでのオンライン会議ではワークショップ形式は実現できず、行うなら一旦会議を終了させて再び会議を取る形になっていました。

zoomミーティングの場合『ブレークアウトルーム』の機能が備わっているため、例えば会議をそのままにしておきながらブレークアウトルームでそれぞれのグループに別れ、話し合うこともできるのです。

スマホでも利用できる

zoomミーティングはPCだけでなくスマホからでも利用できます。

データ通信量が気になるので、できればWi-Fi環境から接続した方が良いでしょう。

スマホでzoomに接続する場合は、あらかじめzoomのアプリ(無料)をインストールすれば完了です。

zoomミーティングとskype、会議で使うなら?

skypeはアカウントを作らなくてはならない

zoomミーティングと同じくオンライン会議で活用されているツールとして「skype」が有名です。

そんなskypeとzoomミーティングはどんな部分に違いが見られ、実際に会議で使うならどちらを選んだ方が良いのでしょうか?

1つ目の違いとして、アカウント作成の有無が挙げられます。

skypeではアカウントを一人ひとり作らなくてはなりませんでしたが、zoomミーティングではアカウントを作る手間は必要ありません。

機能面でもzoomミーティングの方が有利

機能面を比較してみても、zoomミーティングの方がskypeよりも有利になっています。

モバイル接続は両者の共通点でもありますが、録画・録音機能はskypeに備わっていません。

また、画面共有はskypeの場合パソコン同士なら共有できますが、zoomミーティングはパソコン・スマホ関係なく共有可能です。

他にも、ホワイトボード共有やブレークアウトルームなどの機能もskypeには備わっていません。

zoomミーティングは会議以外にこんな使い方もできる

本社から現場に遠隔指示が出しやすい

zoomミーティングが魅力的なツールであることをご紹介してきましたが、会議以外ではどんな使い方ができるのでしょうか?

例えば、本社から現場に対して指示を出したい場合、通常であれば電話やメールなどが一般的ですが、zoomミーティングを活用することで遠距離からでも適切に指示を与えることができます。

本社の指示が必要な場合、都合によっては早くても数時間後、長ければ数日かかってしまうこともあるでしょう。

連絡が届くまでのロスタイムが業務の効率化を低下させてしまいますが、zoomミーティングなら業務効率化につながります。

在宅ワーカーとのコミュニケーションにも使える

近年はテレワークの導入を採用している企業が増えてきています。

ただ、テレワークの問題点として本当にテレワーカーが仕事をしているのかチェックしたくてもできないという実情がありました。

zoomミーティングならテレワーカーの様子が確認できるため、きちんと働いているかが分かりやすくなります。

逆に、テレワーカー側もオフィスの様子を見ることができ、コミュニケーションも取りやすいのでテレワーカーが孤独に感じることもないでしょう。

まるで自分がオフィスで働いているように感じられるのも特徴の1つです。

まとめ

近年は企業でも業務効率化の動きが見られるようになってきており、オンライン会議の需要も増えてきています。

ただ、オンライン会議では接続が不安定だったり、準備に手間取ったりと様々なデメリットによってイライラしてしまうケースも少なくありません。

業務効率化を目指し、オンライン会議を有意義に活用するならzoomミーティングを利用してみましょう。

zoomミーティングには様々なメリットが挙げられ、最終的に業務効率化が目指せます。

一人ひとりにとって利便性が高いと感じられるだけでなく、企業にとってもメリットが大きいツールなのです。

zoomミーティングは既に世界各国、幅広い企業に活用されています。

これから企業でオンライン会議を検討されている方は、zoomミーティングを活用してみてはいかがでしょうか?

さらに、ZOOMでの録画の方法に関しては関しては下記のページで解説しています。

zoomで会議を録画したい!録画方法から注意点までご紹介

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会員制ビジネスマスターコンサルタント■東京下町生まれ東京育ちの江戸っ子■現在21歳大学生の娘を育てるシングルマザー■元板前出身の異色すぎるウェブ系コンサルタント■20代前半に他人の借金の肩代わりで3億円背負うも持ち前の根性と江戸っ子魂でわずか5年で完済■2007年に現在のビジネスパートナー青柳仁子とHito.co(株)設立■8年間継続、毎月200万円を売り上げる会員制ビジネスを運営中