手帳は使い方次第で仕事上手に!目的別の選び方と効果的な使い方

この記事では、手帳を使いこなして仕事上手になるために必要なポイントをご紹介していきます。

普段から手帳を使っている人は多いかと思いますが、より良い使い方ができている人は意外と少ないものです。

せっかく持っている手帳を活かすための使い方や活用術を知りたい人も多いのではないでしょうか?

今回は手帳の効率的な使い方についてご紹介しているので、使い方や活用術を知りたい方はぜひ参考にしてみてください。

ビジネスやプライベートでスケジュール管理のために手帳を使っている方は多いでしょう。

しかし、中にはうまく活用できていないと感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか?

手帳は使い方によって仕事上手にもなれるので、自分自身の目的に合う手帳を選ぶことも重要です。

手帳を使いこなせる人は仕事上手になれる!

手帳を使いこなすためには、スケジュール管理のためだけに使わないようにしましょう。

手帳にはスケジュールを書き込んで確認のために使う人が多いため、スケジュール管理以外の使い方がピンと来ないかもしれません。

実は、スケジュール管理のためだけに手帳を使っている人は、手帳の効果的な使い方を知らないのです。

手帳を使いこなせている人は、ただスケジュールを書き込むだけではなく、目標や目的、振り返りまで記録しています。

仕事の予定やプライベートの予定を管理するためだけに使うという方法ももちろんありますが、仕事上手になりたいのであれば、目標や目的、振り返りまで記録し、改善点などを見つけられるようにしてみましょう。

最初は大変だと感じてしまうかもしれませんが、できる部分から実践していくことで徐々に手帳の使い方が身に付いてきます。

自分に合った手帳を選ぼう!目的別に適した手帳の種類

時間管理に適した手帳

時間管理を手帳で行いたい人は、時間軸のあるバーチカルタイプや1日の予定をたっぷりと書き込めるブロックタイプなどのフォーマットが既に入っている手帳を選んでみてください。

特にバーチカルタイプの手帳は、細かい時間の管理もしやすくなっているため、時間管理に適した手帳を探している方にもおすすめです。

細かい時間管理が不要であれば、ボックスタイプで十分でしょう。

ライフログを付けるのに適した手帳

手帳にライフログを付けたいのであれば、十分なスペースが確保できなければいけません。

簡潔なライフログであればブロックタイプの手帳でも書き込むことができますが、しっかりと書き込みたいのであれば1日分のスペースがある程度大きい手帳を選ぶ必要があります。

また、スケジュール管理の役割も持たせたいのであれば、持ち運びのしやすさも考慮して選んだ方がより効果的な使い方ができるでしょう。

アイデアメモや日記付けに適した手帳

アイデアメモや日記付けも手帳にしたいと考えている方は、1日分のスペースが1ページもしくは2ページになっていて、フリースペースが多い手帳を選ぶようにしましょう。

フリースペースに罫線やグリッドなどがあると綺麗に書き込むことができるため、書きやすさも重視して選ぶことをおすすめします。

手帳はスケジュール管理以外の使い方もできるので、フォーマットだけではなく、フリースペースの機能も購入時にチェックしてみてください。

目的達成の管理に適した手帳

手帳を使って目標達成したいと考えている人は、計画の立て方に合うフォーマットの手帳を選ぶようにしましょう。

例えば、資格試験に向けて時間配分を考えながら計画を立てたいのであれば、時間ごとの予定を細かく書き込めるバーチカルタイプがおすすめです。

1日の学習目標を達成できたのかを管理したい場合は、毎日のToDoリストを管理しやすいレフトタイプを使ってみてください。

お手軽なスマホやタブレットの手帳アプリも

手帳を持ち歩く習慣がない人には、スマホやタブレットの手帳アプリを利用してみましょう。

スマホやタブレットであれば、日常的に使用している方も多く身近な存在です。

手帳アプリを入れておけば、気軽にスケジュールが確認でき、ライフログも思いついたタイミングで残すことができます。

手帳を使用する時の活用ポイント

ルールを決めて手帳を使う

手帳の使い方に決まりはありませんが、自分のルールを決めておくと振り返りやすくなります。

黒だけでは見にくくなってしまうため、仕事の予定は黒、プライベートは青、重要な予定は赤で記入するなど、自分なりのルールを決めておきましょう。

蛍光ペンを使うと見やすさも増すので、邪魔にならないのであれば蛍光ペンも使い一目で予定を見分けられるような工夫をしてみてください。

内容は簡潔に

手帳の書き込めるスペースは限られています。

限られたスペースに分かりやすく書き込むためには、自分が分かる記号や略語を使ってみいても良いでしょう。

略語を使うのであれば、文字数を合わせると見栄えも良くなります。

記号や略語も色分けをするとより分かりやすくなり、手帳の効果的な使い方を実現できます。

メモとスケジュールをリンクさせる

手帳を効果的に使うためには、毎日の管理ページと付け足したメモをリンクさせることも重要です。

ただ毎日のスケジュールを書き込んだり、別のページにメモを残したりしても、リンクできていなければ効率の良い使い方ができているとは言えません。

スケジュールの管理ページに、メモが残されているページに関する記載もしておくとより良い使い方ができるでしょう。

仕事上手になれる手帳の使い方

まずは目標や目的から記入

手帳を使わなくても仕事は可能です。

しかし、手帳の1ページ目に目標や目的を書いておくと、自分自身が求めていることを毎日再確認できるため、仕事に対する向き合い方も変わってくるというメリットがあります。

そのため、手帳は使った方が良いと言えるのです。

目標が思いつかない方もいるかもしれません。

目標というと大きなものを思い浮かべるため、思いつかないのではないでしょうか?

毎日の仕事が淡々とした作業の場合は、目標が立てにくくなってしまうこともあります。

「何分で○○の仕事を終わらせる」

「今日は○件を達成する」

といったものでも目標になるので、まずは簡単な目標から立ててみてください。

予定の計画を書き込む

手帳には予定を書き込むことも重要です。

無計画でも仕事はこなせますが、スキルアップのために必要な時間を作りにくくなっていまいます。

しかし、計画的に予定を立てて手帳に書き込んでおけば、自分自身がスキルアップするための時間も設けやすくなります。

予定の計画を書き込むことによって、時間管理をするために有効な手帳の使い方ができることになるでしょう。

手帳で全体を見て実行すること

手帳に書き込んだ目標や目的、毎日のスケジュールなどを全体的に把握することで、忙しくても仕事をする本当の目的を見失う心配がありません。

今すべきことや進め方は間違っていないかといった本質を見極めるためにも、全体を把握することは重要です。

また、無駄な時間を省いたり、効率良く仕事を進めたりするためにも、手帳に書き込んだ内容を全体的に把握しておくようにしましょう。

反省点や改善点も書き込む

手帳のフリースペースを活用することで、ミスを後悔だけで終わらせることなく、次に活かせるようになります。

ただ、反省や改善案を書いているだけでは次につながる可能性が低くなってしまいます。

具体的に落としこんで実行できれば、同じミスを繰り返してしまうこともほとんどなくなるでしょう。

ミスを繰り返さなければより良い仕事ができるようになるため、手帳の使い方を見直してみることは自分の成長にもつながるのです。

まとめ

手帳は、使い方次第で仕事上手になれるかどうかを左右するアイテムです。

しかし、スケジュール管理のためだけに手帳を使うのではなく、目標や目的、振り返りまでしっかりと記録しておく必要があります。

細かく記録をすることが大変だと感じてしまう方もいると思いますが、まずは自分ができそうなことから書き込んでいくようにしてみてください。

慣れてくれば細かい部分まで書き込むことも苦ではなくなります。

手帳を購入する目的は様々ですが、目的に合う手帳を選ばなければ効果的な使い方ができなくなってしまう可能性もあります。

今回ご紹介した目的別に適した手帳の種類を参考にしながら、自分に合う手帳を探してみてください。

また、手帳を使用する時の活用ポイントも頭に入れておくと、仕事上手になれる手帳の使い方を実現しやすくなるでしょう。

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会員制ビジネスマスターコンサルタント■東京下町生まれ東京育ちの江戸っ子■現在21歳大学生の娘を育てるシングルマザー■元板前出身の異色すぎるウェブ系コンサルタント■20代前半に他人の借金の肩代わりで3億円背負うも持ち前の根性と江戸っ子魂でわずか5年で完済■2007年に現在のビジネスパートナー青柳仁子とHito.co(株)設立■8年間継続、毎月200万円を売り上げる会員制ビジネスを運営中